Jahresgespräch mit dem Einkauf: die fünf Zahlen davor

Worum es im Jahresgespräch geht

Das Jahresgespräch ist der Termin, an dem der Einkauf entscheidet, ob ein Lieferant im nächsten Jahr gelistet bleibt, mit welchem Sortiment und zu welchen Konditionen. Für den Einkäufer ist es Routine, er führt Dutzende davon. Für den Hersteller entscheidet es über einen großen Teil des Jahresumsatzes. Wer mit einem Katalog und einer Preisliste kommt, führt das Gespräch auf dem Feld des Einkäufers. Wer mit fünf Zahlen kommt, führt es auf dem eigenen.

1. Abverkauf je Artikel

Der Einkäufer kennt seine Abverkaufszahlen, und er weiß, welche Artikel sich drehen und welche Fläche blockieren. Ein Hersteller sollte dieselben Zahlen kennen, je Artikel und je Kunde: was wurde geliefert, was verkauft, was liegt noch. Aus dieser Zahl kommt der wichtigste Vorschlag des Gesprächs: welche Artikel bleiben, welche gehen, welche neu dazukommen. Wer das vorschlägt, bevor der Einkäufer es tut, bestimmt die Richtung.

2. Die Spanne des Händlers

Jeder Einkäufer rechnet vom Verkaufspreis zurück: Was bleibt ihm nach Einkaufspreis, Konditionen und Logistik? Ein Hersteller sollte diese Rechnung für sein eigenes Sortiment kennen, mit den Preisen, die im Regal und online tatsächlich stehen. Liegt die Spanne des Händlers unter der seiner Warengruppe, kommt die Forderung nach besseren Konditionen so sicher wie das Gespräch selbst. Wer die Zahl kennt, kann sie vorher lösen: über den Verkaufspreis, das Sortiment oder eine Gegenleistung.

3. Die Gesamtkondition

Rabatt, Bonus, Werbekostenzuschuss, Skonto, Zahlungsziel, Frachtfrei-Grenze: Einzeln wirken die Posten klein, zusammen bilden sie die Gesamtkondition, und die entscheidet über die Marge des Herstellers. Vor dem Gespräch gehört sie auf eine Zeile: Wie viel vom Listenpreis bleibt nach allen Konditionen wirklich übrig, je Kunde? Diese Zahl ist die Grenze für jede Forderung im Gespräch. Ohne sie wird jede Zusage aus dem Bauch entschieden.

4. Lieferquote und Lieferzeit

Einkäufer messen Lieferanten daran, ob die bestellte Ware vollständig und pünktlich kommt. Eine schwache Lieferquote wiegt in vielen Gesprächen schwerer als ein Prozent Kondition, weil sie dem Händler Umsatz kostet, den er nicht nachholen kann. Wer die eigene Lieferquote je Kunde kennt und die Gründe für Ausfälle benennen kann, hat ein Argument, das der Einkäufer versteht. Wer sie nicht kennt, bekommt sie vorgehalten.

5. Retouren und Reklamationen

Die fünfte Zahl ist die unangenehmste: Wie viel Ware kommt zurück, und warum? Beschädigung im Transport, Fehler in der Verpackung, Produktmängel oder Kundenwünsche haben jeweils andere Ursachen und andere Lösungen. Ein Hersteller, der die Quote kennt und einen Plan dagegen mitbringt, nimmt dem Gespräch den Vorwurf. Einer, der sie nicht kennt, verhandelt über eine Zahl, die nur der andere hat.

Was außerdem mitkommt

Ein Sortimentsvorschlag für das nächste Jahr, mit Neuheiten und mit den Artikeln, die gehen sollten. Ein Plan, wie der Abverkauf unterstützt wird: Platzierung, Aktionen, Inhalte für den Onlineshop des Händlers. Und eine klare Vorstellung davon, was der Hersteller für jede zusätzliche Kondition als Gegenleistung erwartet. Konditionen ohne Gegenleistung sind Geschenke, und Geschenke werden im nächsten Jahr zur Basis.

Was wir daraus machen

Wir führen Jahresgespräche mit dem Einkauf für Hersteller, die keine eigene Vertriebsorganisation haben oder sie nicht in jeder Region aufbauen wollen. Die fünf Zahlen erheben wir vorher, mit den Daten des Herstellers und unseren aus dem Betrieb, und sie liegen im Gespräch auf dem Tisch. Wer vor dem nächsten Jahresgespräch steht und die Zahlen noch nicht hat, schickt uns Sortiment und Kunden. Dann wissen wir gemeinsam vorher, worüber verhandelt wird.

Drei Fragen dazu

Was, wenn der Händler die Abverkaufszahlen nicht herausgibt?

Dann sind die eigenen Lieferdaten je Kunde der Ersatz: Liefermengen im Zeitverlauf, Nachbestellrhythmus, Lagerbestand beim Händler, soweit bekannt. Die Bitte um Abverkaufsdaten gehört trotzdem ins Gespräch, als Teil der Gegenleistung für Konditionen.

Wie früh sollte die Vorbereitung beginnen?

Die Zahlen sollten stehen, bevor der Einkäufer den Termin setzt, nicht danach. Wer die fünf Zahlen laufend führt, bereitet das Gespräch in Tagen vor statt in Wochen.

Gilt das auch für Marktplätze?

Auf Marktplätzen gibt es kein Jahresgespräch, dort entscheidet die Rechnung je Kanal, jeden Tag. Die Logik ist dieselbe: Wer die Zahlen kennt, entscheidet, wer sie nicht kennt, wird entschieden. Wie diese Rechnung aussieht, steht im Beitrag Was ein Kaufland-Listing wirklich kostet.